Wie tagen wir in Pandemie-Situationen?
Präsenz
Die Versammlung, bei der Mitglieder, Gäste und Zuschauer an einem Ort zusammenkommen, ist der Modus den wir alle kennen und der für viele bis 2020 die einzig denkbare Form einer solchen Veranstaltung war. Dabei kann auch eine solche Veranstaltung durchaus schon ein gutes Stück weit „digital“ sein: Das Anmeldeformular auf der Homepage, der Verzicht auf Versammlungsunterlagen in Papier und stattdessen die Dokumente in der Cloud oder auch die Visualisierung am Beamer mit Powerpoint, Openslides & Co. Selbst elektronische Abstimmungsgeräte gibt es bei einigen Veranstaltungen schon seit Jahren. Auch Livestreams sind nicht unüblich, wie z.B. die Bundesversammlung der DPSG seit 2014 beweist.
Trotzdem ist das hervorstechende Merkmal, dass alle relevanten Akteure vor Ort sind und somit die Möglichkeiten zur Beteiligung an der Veranstaltung nur für die physisch Anwesenden Personen gegeben sind. So ein Setting bezeichnen wir als Präsenzveranstaltung.
Digital, Online oder besser: Virtuell
Die gegenteilige Form, ohne Anwesenheit an einem gemeinsamen Ort, wird oft als „digitale Versammlung“ bezeichnet. Wir haben das auch schon vor Einführung solcher Formate als Projektnamen gewählt, da wir auch Präsenzveranstaltungen mit digitalen Tools einfacher und klarer strukturieren können.
Der Gesetzgeber spricht i.d.R. von „Virtuellen Veranstaltungen“ so ist auch das Medium der Teilnahme offen, falls sich jemand per analogem Telefon zu schalten möchte oder eine Versammlung Briefwahl nutzen möchte. Dem schließen wir uns an und nutzen den Begriff „Virtuelle Versammlung“ für die aktuell üblichen Online-Konferenzen.
Selbst wenn sich Versammlungsleitung, Moderation und Geschäftsstelle an einem zentralen Ort treffen oder auch wenn sich ganze Delegationen in Eigeninitiative zusammentun und gemeinsam in einem Raum an der Videokonferenz teilnehmen, so ist die gesamte Veranstaltung aus Sicht des Veranstalters immer noch eine virtuelle Versammlung, da alle Geschäftsvorfälle der Versammlung auf die dezentrale Teilnahme ausgelegt sind.
Hybrid
Wenn neben der Versammlungsleitung (inklusive Moderation und/oder Geschäftsstelle) noch weitere Stimmberechtigte an einem zentralen Ort an der Versammlung teilnehmen, diese Präsenzteilnahme auch grundsätzlich für alle möglich wäre und sich das Plenum damit in die Gruppen der Präsenz-Teilnehmenden und der Online-Teilnehmenden aufteilt, können wir getrost von einer „Hybridveranstaltung“ sprechen.
In der Hoffnung, das „Beste aus beiden Welten“ zu bekommen, wünschen sich viele Verbände eine hybride Versammlung. Dabei ist zu beachten, dass es sich organisatorisch mit Abstand um den kompliziertesten Modus handelt.
Wichtigster Bewertungsmaßstab bei der Organisation einer Hybridveranstaltung sollte sein, dass es keine „Teilnehmenden 2. Klasse“ geben darf. Schließlich stehen allen Teilnehmenden unabhängig von der gewählten Teilnahmeart die selben Mitwirkungsrechte zu. Das bedeutet in der Praxis oft, dass die Prozeduren der Versammlung (z.B. Redeliste, Abstimmungen) nach den Regeln für virtuelle Versammlungen stattfinden und die Vor Ort Teilnehmenden zwar das Videokonferenz-Tool durch die Anwesenheit im Saal tauschen, aber für Abstimmungen, Anträge, die Aufnahme auf die Redeliste etc. weiterhin die digitalen Werkzeuge einer virtuellen Versammlung verwenden müssen.
Dazu kommen technische Herausforderungen:
- Ton: Sobald eine Beschallungsanlage im Versammlungsraum genutzt wird, können alle Personen vor Ort im Raum nur noch gemeinsam mit einem Benutzerkonto an der Videokonferenz teilnehmen, um Rückkopplungen und Echos zu vermeiden. Dabei wären gerade für Moderation oder Vorstand zusätzliche Videokonferenzzugänge sinnvoll. Dafür gibt es technische Ansätze (z.B. Mute Management) die aber nicht trivial sind.
- Bild: wenn der ganze Versammlungsraum mit nur einem Zugang an der Videokonferenz teilnimmt, braucht es ausgefeilte Videotechnik (z.B. PTZ Kameras), die es ermöglicht alle Personen im Raum zu erfassen, die sich zu Wort melden möchten, sodass die Online-Teilnehmenden der Versammlung und den einzelnen Redebeiträgen problemlos folgen können.
Aus dem selben Grund sind ggf. auch Texteinblendungen (sog. Bauchbinden) notwendig, die Namen und Funktion der sprechenden Personen anzeigen. - Internet: Die Internetanbindung des Veranstaltungsortes muss so gestaltet sein, dass die Videokonferenz stabil läuft und gleichzeitig alle Vor-Ort-Teilnehmenden die anderen Digitalen Tools der Versammlung problemlos nutzen können
Zusammenfassung
| Modus | Wer ist Wo? | Welche Tools | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| Präsenz | Alle Stimmberechtigten Mitglieder tagen an einem Ort | Homepage, Nextcloud, Antragsgrün, Openslides, Livestream Chat, Abstimmgeräte | Nutzung digitaler Tools in der Präsenzveranstaltung schafft Raum für das Wesentliche und verbessert das Veranstaltungserlebnis. |
| Virtuell | Alle können dezentral teilnehmen. Gruppenbildung ist möglich. Es gibt kein „Vor-Ort-Programm“ | Videokonferenz, Openslides, Antragsgrün, Nextcloud, Chat, Online-Wahl, öffentlicher Livestream, | Gute Auswahl digitaler Tools ist die Basis für eine gelingende virtuelle Versammlung |
| Hybrid | Es besteht die Wahl zwischen Teilnahme vor Ort oder Zuschaltung per Videokonferenz (bzw. Telefonkonferenz) ggf. unterschiedliche Angebote für beide Formen der Teilnahme | Videotechnik, Audiotechnik, Videokonferenz, Openslides, Antragsgrün, Nextcloud, Chat, Online-Wahl | Mit Abstand am Schwierigsten zu realisieren. Herausforderungen: – Tontechnik – Vermeidung einer 2-Klassen-Teilnahme – Online-TN werden vergessen/nicht mitgenommen – Beteiligung auch an „Nachtarbeitsgruppen“ oder Antrags-Cafes |