Zu fast jeder Versammlung oder Konferenz gehören eine Menge Unterlagen, die allen Teilnehmenden zur Verfügung stehen müssen.
Dafür eignet sich eine Sync&Share (=Cloud) Lösung, da diese vom Tagungsbüro leicht befüllt werden kann.
Viele Verbände haben soetwas bereits für die alltägliche Arbeit und arbeiten an der Versammlung mit Linkfreigaben. Das hat für die Teilnehmenden aber oft den Nachteil, dass sie die Freigabe nicht auf ihren eigenen Rechner synchronisieren können und stattdessen alle Dateien über eine Webseite anschauen müssen.
Wir empfehlen daher, allen Teilnehmenden einer Versammlung jeweils ein eigenes Nutzerkonto anzulegen, damit sich die Teilnehmenden die Dateien auf den eigenen Rechner synchronisieren und ggf. auch gemeinsam an Dokumenten wie Anträgen und Positionspapieren arbeiten können.
Selbstverständlich ist so etwas auch mit Dropbox, GoogleDocs & Co möglich.
Unsere Empfehlung geht aber in Richtung einer selbstverwalteten Datenschutzfreundlichen Lösung wie Nextcloud. Dort können nicht nur Dateien zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert und mit anderen Personen geteilt werden. Über sogenannte Apps ist auch eine gemeinsame Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten problemlos möglich.